電子帳簿保存制度とはどんな制度？ すべての企業が必要な対応を解説
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インボイス制度が差し迫ってくる中、電子取引データ保存についても2024年1月から対応が迫られています。
今回は電子取引データ保存について、全事業者が対応しないといけないことを記事にしてみました。
電子帳簿保存法とは
そもそも電子帳簿保存法はどんな法律なのでしょうか。
ざっくり言うと、税法上保存が必要な「帳簿」や「領収書・請求書・決算書など（これらを「国税関係書類」といいます）」を紙ではなく電子データで保存してOKです、という法律です。
電子帳簿保存法、略して「電帳法」には次の３つの制度に区分されています。
① 電子帳簿等保存制度
会計ソフトやクラウド会計で作成している帳簿や決算書、販売ソフトで作成した納品書や請求書などを、電子データのまま保存することが出来る制度です。
② スキャナ保存制度
取引先から受け取った紙の領収書や請求書などを、紙で保存せず、スマホやスキャナで読みとった電子データで保存することが出来る制度です。
③ 電子取引データ保存制度
取引先から受け取った電子データの領収書や請求書などを、電子データのまま保存する義務がある制度です。
①と②は希望者のみ適用することができますが、③については電子データでもらったものは、必ず電子データで保存する義務があります。
もともと③電子取引データ保存制度は、2022年の1月から開始予定でしたが、中小企業をはじめとする多くの企業から反対にあいました。そのため宥恕規定として2023年12月までは、電子データで請求書などをもらったとしても、紙で印刷して保存してもＯＫとなっていました。
ですが、その宥恕規定も延長されることはなさそうで、いよいよ本格的に電子取引データ保存制度が開始されます。
①電子帳簿等保存制度と②スキャナ保存制度はあくまでも任意の規定ですので、現状は特に対応する必要はありません。
電子データで請求書等をもらった！どう保存すればいい？
では、実際に電子取引データで請求書などをもらった場合の保存要件を確認していきます。
ここで言う「電子取引データ」とは、メールなどでもらった領収書や請求書のデータ（紙で別途貰ったものを除く）や、Amazonで買い物をした際にこちらから操作をしてもらうデータでの領収書などです。
要件１＿真実性の確保
要はもらった電子データがニセモノや改ざんされたものではなく本物！と明らかにしてください、ということです。
具体的には、電子データにタイムスタンプを付すとともに、保存を行う者（会社の経理担当者など）に関する情報を確認できるようにしおく事や、訂正や削除も確認できるシステムを運用する事などがあります。
要件２＿可視性の確保
こちらは税務調査の際に、もらった電子データをどこへ保存したのか分からなくなって提出できない、では困るのできちんと検索機能をつけたり、処理システムの概要書を備え付けて、データをすぐに見つけられるようにしてくださいね、ということです。
お金をかけずに電子取引データ保存するには？
上記いずれの保存要件も、この制度に対応するシステムを入れたり、事務処理をするマンパワーが必要となりコストがかかることは必然です。
そこで、タイムスタンプのシステムを導入することなく、要件１の「真実性の確保」を満たす方法があります。
それは事業所内で「電子帳簿等保存に関する事務処理規程」を整備することです。
この「事務処理規程」とは、「電子取引データ」を受取った時に、訂正削除（改ざん）を防ぐために事業所内においてどのような流れで処理を行っていくかを定めた規定です。
国税庁のHPに事務処理規程サンプルがありますので参考にしていただき、実際の業務の流れをイメージしながら是非作成してみてください。
特に法人は、いろいろな部署をまたいでの業務があるかと思います。これを機に流れを確認し、効率的な処理を行ってください。
中小規模の事業者には、検索機能のすべてを不要とする措置もある？
タイムスタンプの設備投資は回避できそうだけど、要件２の「可視性の確保」を満たすべく、電子取引データを検索できるようにするにはマンパワーも乏しく資金繰りも大変という方に、一定規模の事業者については、検索機能を不要とする措置も設けられました。
検索機能が不要となる一定規模の事業者とは、基準期間（２課税年度前）の売上高が「5,000千万円以下」の事業者です。
ただ、検索機能はつけなくていいけれど、電子取引データをプリントアウトし、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理して保管しておく必要があります。
要はデータではなく、紙で印刷してきちんと整理区分けして、すぐに取り出せる状態にしてね、ということです。
これですと、従前と変わりなく対応できるかと思います。
新たな猶予規定も
また、さらに椀飯振舞？な猶予規定も設けられました。
次の二つの要件をいずれも満たす場合は、改ざん防止（真実性の確保）や検索機能（可視性の確保）などの対応は不要となります。
つまり、もらった電子取引データを単に保存しておくだけでOKとなります。
① 電子データを保存することが出来なかったことについて、所轄税務署長が相当の理由があると認める場合（事前に税務署への申請等は不要です）
ここでいう「相当の理由」とはなんでしょうか。国税庁の「電子帳簿保存法一問一答」を参照してみると・・・
と書かれています。
つまり、システムを入れようと思ったけど間に合わなかった、お金がなくて整備できなかったなどの理由だと、「相当の理由」と認められるようです。
ただし、資金繰りや人手不足などの理由がなく、個人的にやりなくなかったからという場合は、「相当の理由」とは認められないのでご注意ください。
次に二番目の要件です。
②税務調査の際に、電子取引データの「ダウンロードの求め」及びその電子取引データをプリントアウトした書面の提示・提出の求めにそれぞれ応じることが出来るようにしている場合。
税務調査の時は、書類の提示にすばやく協力してね、という要件になります。
この規定はあくまでも「猶予措置」です。いつ無くなるやもわかりません。ですので、無くなることを前提に電子取引データ制度に対応する整備をできるだけ早く進めていくようにしましょう。
まとめ
小規模事業者に関しては事務負担の減免措置や猶予規定があり、従前の保存方法でなんとか対応できる事業者もあるかと思います。
ですが、国はペーパーレス化を推進しており、これらのいつ規定が廃止になるやもしれません。
これを機に、御社の書類をペーパーレス化していくのも一計ではないでしょうか。
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